Un dysfonctionnement est une défaillance constatée au sein d’une organisation, d’un système socio-économique. Il peut s’agir d’une faillite, de l’échec des projets entamés et bien d’autres. Cela traduit un mauvais état de travail et appelle à une méthodologie pour y remédier. Comment analyser un dysfonctionnement ? Trouvez ici la réponse à cette interrogation !
Plan de l'article
Méthodes d’analyse d’un dysfonctionnement
Un dysfonctionnement peut être de plusieurs ordres. Notamment organisationnel, social, communicationnel, etc. Ainsi, pour analyser une défaillance, plusieurs possibilités s’offrent à vous.
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La technique des 5 pourquoi
La méthode des 5 pourquoi est un système qui favorise la définition d’un dysfonctionnement et sa résolution. Elle consiste à trouver les causes de ces problèmes sur la base de cinq différentes questions en vue d’y trouver des solutions appropriées.
Pour cela, vous devez partir de la constatation d’un dysfonctionnement. Posez cinq fois la question « pourquoi ». Les réponses à ces interrogations doivent être sérieuses et honnêtes. En le faisant, non seulement vous trouverez les causes réelles de la défaillance, mais vous mettrez en place les solutions adéquates pour la corriger.
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Le diagramme d’Ishikawa
Encore appelée diagramme de cause à effets, cette méthode consiste à identifier toutes les causes d’un dysfonctionnement pour aboutir à un effet. Ainsi, vous commencez par tracer une droite.
Ensuite, vous devez y placer les 5 M (matière, matériel, méthode, main-d’œuvre, milieu) indispensables à la compréhension de l’effet de la cause. En réalité, chaque « M » est porteur des causes et des conséquences qui permettent d’aboutir à une solution.
La méthode Drill Down
La méthode Drill Down consistera à rechercher plus en profondeur la base du dysfonctionnement. Une idée plus claire de l’état de la situation est obtenue. En premier, une recherche doit être faite pour ressortir le problème. Ensuite, un premier tri sur les éventuelles causes sera effectué.
Procédez à l’élimination des options qui ne sont pas envisageables en appliquant des filtres de valeur d’information et de condition. Pour en venir à la solution, débarrassez-vous des causes qui s’avèrent inutiles.
Analyser un dysfonctionnement : autres possibilités
Vous pourrez aussi analyser un dysfonctionnement grâce aux diagrammes des relations et des affinités.
Le diagramme des relations
Si les précédentes méthodes d’analyse de dysfonctionnement n’ont pas pu vous aider, le diagramme des relations serait l’option idéale. Il est plus adapté aux problèmes complexes requérant la prise en compte de nombreux paramètres.
Pour cela, vous devez en premier partir de la situation de base et procéder à un état des lieux pour dénicher les causes éventuelles. Reliez-les entre elles. Cela vous permettra de repérer le facteur commun (la racine du problème) pour pouvoir agir efficacement.
Le diagramme des affinités
En ce qui concerne le diagramme d’affinité encore connu sous le nom de méthode KJ, il aide à analyser un dysfonctionnement autrement. En réalité, cette méthode se base sur les critères essentiels. Le processus comprend cinq (5) étapes fondamentales, à savoir : l’idéation, le regroupement, la redistribution, la cartographie puis l’explication.
L’idéation consistera à prendre note de tous les faits constatés. Le regroupement traduit la constitution de ces faits en des groupes similaires. Au niveau de la redistribution, les notes prises sont redistribuées pour se rassurer de la bonne réalisation de l’idéation.
La cartographie permettra d’aller en profondeur du problème. Pour finir, l’explication favorise la compréhension du dysfonctionnement et l’apport de solutions appropriées.
Pour aller plus loin
Les causes à la base d’un dysfonctionnement sont diversifiées. Ces dernières peuvent être catégorisées. Il s’agit entre autres de l’absentéisme, des accidents de travail, de la qualité des produits, etc.
Cas de l’absentéisme
Cette catégorie prend compte les relations entre collaborateurs, les heures de travail, le manque de volonté, etc.
Cas des accidents de travail
Ici, vous distinguerez les causes techniques dont le matériel et le système de prévention, et plus encore. Aussi, les causes humaines liées aux différents réflexes en termes de sécurité.
Cas de la qualité des produits
La qualité des produits est d’ordre technique et humain. Les causes techniques sont dues aux contrôles, les rémunérations, les formations données. Par contre, les causes humaines relèvent des compétences, du dynamisme et de l’attention au travail.
Par ailleurs, en dehors de tout cela, vous avez également les causes en rapport avec la rotation du personnel ainsi que la productivité au travail.
Les outils indispensables pour une analyse efficace
Dans le cadre de l’analyse d’un dysfonctionnement, vous avez besoin d’outils adaptés pour identifier les causes profondément enracinées. Voici quelques-uns des outils indispensables qui vous aideront à mener une analyse efficace :
Les diagrammes de flux sont souvent utilisés pour représenter graphiquement les étapes d’un processus ou d’une procédure. Ils permettent de visualiser clairement chaque élément du processus, depuis le début jusqu’à la fin, et peuvent révéler les points faibles susceptibles de causer un dysfonctionnement.
Le brainstorming est une méthode d’analyse collective souvent utilisée lorsqu’il s’agit de trouver rapidement des idées génératives sur un sujet donné. Elle peut être utilisée dans le cadre d’une analyse afin que toutes les parties prenantes puissent partager leurs idées et contribuer à trouver des solutions.
La technique des 5 Pourquoi consiste à poser une série de questions « pourquoi » successives jusqu’à ce que la cause fondamentale soit identifiée. Elle peut aider à remonter aux racines profondément enfouies des problèmes et permettre ainsi leur résolution efficace.
L’évaluation comparative implique la comparaison entre deux situations différentes afin de déterminer ce qui fonctionne bien dans l’une et ce qui ne fonctionne pas dans l’autre. Cela peut aider à identifier facilement les différenciateurs clés entre deux situations similaires mais ayant des résultats différents.
En utilisant ces outils, vous pouvez mener une analyse approfondie et efficace pour identifier les causes fondamentales d’un dysfonctionnement. Cela peut aider à mettre en place des solutions durables qui permettront de prévenir les futurs dysfonctionnements.
Comment éviter les dysfonctionnements à l’avenir : les bonnes pratiques à adopter
Maintenant que vous avez identifié les causes fondamentales de votre dysfonctionnement, vous devez fournir une formation adéquate aux personnes impliquées dans le processus. Cela garantit qu’elles comprennent correctement leur rôle et leurs responsabilités, ainsi que les conséquences potentielles si quelque chose ne fonctionne pas comme prévu.
Une autre bonne pratique consiste à effectuer régulièrement des audits internes pour s’assurer que tous les processus sont conformes aux normes en vigueur. Ces audits peuvent révéler des problèmes potentiels avant qu’ils ne deviennent un véritable problème.
La communication transparente entre toutes les parties prenantes est essentielle pour prévenir les dysfonctionnements. Toutes les questions ou inquiétudes doivent être discutées dès qu’elles surgissent afin d’éviter toute confusion ou conflit futur.
La mise en place de procédures claires, la formation adéquate du personnel impliqué, les audits internes réguliers et une communication transparente sont toutes des bonnes pratiques qui peuvent aider à prévenir les dysfonctionnements. En adoptant ces pratiques, vous pouvez éviter les problèmes futurs et garantir un fonctionnement efficace de vos processus.